PENGELOLAAN FARMASI

Pengelolaan Perbekalan Farmasi Rumah Sakit

Kesehatan merupakan hak asasi manusia. Setiap orang mempunyai hak untuk hidup layak, baik menyangkut kesehatan pribadi maupun  keluarganya termasuk di dalamnya mendapat makanan, pakaian, dan  pelayanan  kesehatan  serta  pelayanan sosial lain yang diperlukan.

Upaya kesehatan bertujuan untuk memelihara dan  meningkatkan  kesehatan dan tempat yang digunakan untuk menyelenggarakannya disebut sarana  kesehatan. Sarana  kesehatan berfungsi untuk  melakukan  upaya  kesehatan  dasar atau upaya kesehatan rujukan dan/atau upaya kesehatan penunjang. Selain itu, sarana kesehatan dapat juga dipergunakan untuk kepentingan pendidikan dan pelatihan serta penelitian, pengembangan  ilmu  pengetahuan  dan teknologi di bidang kesehatan. Salah satu sarana kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan adalah rumah sakit (Sheina,2010).

   Pengelolaan sediaan farmasi dan alat kesehatan adalah suatu proses yang merupakan siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan, pengadaan/produksi, penerimaan, pendistribusian, pengawasan, pemeliharaan, penghapusan, pemantauan, administrasi, pelaporan, dan evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan. Tujuan pengelolaan sediaan farmasi dan alat kesehatan yaitu agar tersedianya sediaan farmasi dan alat kesehatan yang bermutu dalam jumlah dan pada saat yang tepat sesuai spesifikasi dan fungsi yang ditetapkan oleh panitia farmasi dan terapi secara berdaya guna dan berhasil guna (Quick,1997).

     Pengelolaan obat oleh Instalasi Farmasi Rumah  Sakit  (IFRS)  mempunyai  peran penting dalam  pelaksanaan  pelayanan  kesehatan  di  rumah  sakit,  oleh  karena  itu pengelolaan  obat  yang  kurang  efisien  pada  tahap  penyimpanan  akan berpengaruh terhadap peran rumah sakit secara keseluruhan (Sheina,2010).

Perencanaan dan seleksi

Anggaran obat

Menurut Gomes, anggaran merupakan dokumen yang berusaha untuk mendamaikan prioritas-prioritas program dengan sumber-sumber pendapatan yang diproyeksikan. Anggaran menggabungkan suatu pengumuman dari aktivitas organisasi atau tujuan untuk suatu jangka waktu yang ditentukan dengan informasi mengenai dana yang dibutuhkan untuk aktivitas tersebut atau untuk mencapai tujuan tersebut.

Menurut Mulyadi, anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif yang diukur dalam satuan moneter standar dan satuan ukuran yang lain yang mencakup jangka waktu satu tahun.

Menurut Supriyono, penganggaran merupakan perencanaan keuangan perusahaan yang dipakai sebagai dasar pengendalian (pengawasan) keuangan perusahaan untuk periode yang akan datang (Anonim,2012).

Jadi, anggaran obat adalah suatu perencanaan yang disusun berdasarkan kebutuhan obat yang akan diadakan dalam suatu instalasi farmasi (Anonim,2012).

Sistem perencanaan

Perencanaan merupakan proses kegiatan dalam pemeliharaan jenis, jumlah dan harga sediaan farmasi dan alat kesehatan yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran dalam rangka pengadaan untuk menghindari kekosongan obat dengan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar pelaksanaan yang telah ditentukan. Perencanaan berpedoman pada DOEN (Daftar Obat Esensial Nasional), formularium RS, standart terapi RS, data catatan medik, anggaran yang tersedia, penetapan prioritas, siklus penyakit, sisa persediaan, data pemakaian periode yang lalu dan rencana pengembangan (Quick,1997).

Tujuan perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.

 Metode perencanaan

Ada tiga jenis metode perencanaan yaitu konsumsi, epidemiologi, dan kombinasi keduanya yang disesuaikan dengan anggaran setempat. Perencanaan dengan metode konsumsi dilakukan berdasarkan data penggunaan obat diwaktu yang lalu, sedangkan metode epidemiologi dilakukan berdasarkan data tingkat kejadian penyakit dan standart pengobatan untuk penyakit tersebut. Data penggunaan obat waktu yang lalu untuk metode konsumsi harus akurat. Metode konsumsi ini dapat menyebabkan penggunaan obat yang kurang rasional akan terus terjadi berbeda dengan halnya metode epidemiologi yaitu mengambil asumsi bahwa pengobatan disesuaikan dengan penyakit yang ada atau terjadi pada saat tertentu (Siregar,2004).

Perencanaan pengadaan sediaan farmasi dan alat kesehatan mempertimbangkan dana yang tersedia. Untuk mencapai efisiensi dalam penyusunan daftar kebutuhan obat digunakan gabungan dua cara analisis, yaitu analisis VEN dan ABC (Paretto). Analisis VEN mengelompokan obat berdasarkan tingkat kegawatdaruratan untuk pengobatan pasien. Pembagian VEN adalah sebagai berikut :

a.       Kategori V adalah obat vital dengan jumlah sedikit tetapi harus selalu disediakan untuk menyelamatkan jiwa pasien

b.      (life-saving drug), misalnya insulin, heparin, adrenalin, atropin sulfat, albumin dan obat-obat pelayanan kesehatan standar, misalnya serum antibisa ular.

c.       Kategori E adalah obat esensial yang umum digunakan dalam pelayanan kesehatan masyarakat, misalnya obat jantung, obat hipertensi, obat diabetes.

d.      Kategori N adalah obat non-esensial yang boleh disediakan atau boleh tidak disediakan karena tidak membahayakan nyawa bila tidak tersedia, misalnya food suplement  dan vitamin (Quick,1997).

Analisis ABC/Paretto mengelompokkan obat berdasarkan volume and value of consumption obat, yaitu sebagai berikut:

a.       Kelompok A adalah obat yang berharga mahal dan sering ditulis dengan resep dokter, menyerap dana sebesar ± 80% dari total dana dengan jumlah item ± 20% dari total item obat yang ada.

b.      Kelompok B adalah obat yang dibutuhkan dalam banyak kasus dan sering keluar, menyerap dana sebesar ± 15% dari total dana dengan jumlah item ± 60% total item obat yang ada.

c.       Kelompok C adalah kelompok obat yang hanya sebagai suplemen saja. Menyerap dana sebesar ± 5% dari total dana dengan jumlah item ± 20% total item obat yang ada (Quick,1997).

Pengadaan

Pengadaan merupakan kegiatan untuk merelisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui, melalui:

1.     Pembelian

2.     Produksi atau pembuatan sediaan farmasi

3.     Sumbangan/drooping atau hibah

Pembelian dengan penawaran yang kompetitif( tender) merupakan suatu metode penting untuk mencapau keseimbangan yang tepat antara mutu dan harga, apabila ada dua atau lebih pemasok, apoteker harus mendasarkan pada criteria berikut :

mutu produk, reputasi produsen, harga, berbagai syarat, ketepatan waktu pengiriman, mutu pelayanan pemasok, dapat dipercaya, kebijakan tentang barang yang dikembalikan, dan pengemasan.

Tujuan pengadaaan :

Mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin  dan tepat waktu, proses berjalan lancer, dan tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan.

1.        Pembelian

Pembelian adalah rengakain proses pengadaan unutuk mendapatkan perbekalan farmasi. Hal ini sesuai dengan peraturan presiden RI no 94 tahun 2007 tentang pengendalian dan pengawasan atas pengadaan dan penyaluran bahan obat, obat spesifik dan alat kesehatan yang berfungsi sebagai obat dan peraturan presiden RI no 95 tahun 2007 tentang perubahan ketujuh atas keputusan presiden no 80 tahun 2003 tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang atau jasa pemerintah.

Ada 4 metode pada proses pembelian :

a.    Tender terbuka, berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar, dan sesuai dengan criteria yang telah ditentukan.

b.    Tender terbatas, sering disebutkan lelang tertutup. Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan memiliki riwayat yang baik

c.    Pembelian dengan tawar-menawar, dilakukan bila item tidak penting, tidak banyak, dan biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk item tertentu

d.   Pembelian langsung, pembeli jumlah kecil, perlu segera tersedia.  Harga tertentu, relative agak lebih mahal.

2.        Produksi

Produksi perbekalan farmasi di rumah sakit merupakan kegiatan membuat, merubah bentuk, dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau non-steril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.

          Kriteria perbekalan farmasi yang di prosuksi :

a.         Sediaan farmasi dengan formula khusus

b.        Sediaan farmasi dengan mutu sesuai standar dengan harga lebih murah

c.         Sediaan farmasi yang memerlukan pengemasan kembali

d.        Sediaan farmasi yang tidak tersedia di pasaran

e.         Sedian farmasi untuk penelitian

f.         Sediaan nutrisi parenteral

g.        Rekonstotusi sediaan perbekalan farmasi sitostasika

h.        Sediaan farmasi yang harus selalu di buat baru

3.        Sumbangan /hibah/droping

Pada prinsipn pengelolaan perbekalan farmasi dari hibah/ sumbangan, mengikuti kaidah umum pengelolaan perbekalan farmasi regular. Perbekalan farmasi yang tersisa dapat dipakai untuk menunjang pelayanan kesehatan disaat situasi normal. (Depkes RI,2008)

 Penerimaan

Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan.

Penerimaan perbekalan farmasi harus dulakukan oleh petugas yang bertanggung jawab. Petugas yang dilibatkan dalam penerimaan harus terlatih baik dalam tanggung jawab dan tugas mereka, serta harus mengerti sifat penting dari perbekalan farmasi. Dalam tim penerimaan harus ada tenaga farmasi.

Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan

Perbekalan farmasi yang di terima harus sesuai dengan spesifikasi kontrak yang telah ditetapkan. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam penerimaan :

1.      Harus mempunyai Material, Safety, Data, Sheet(MSDS), untuk bahan berbahaya.

2.      Khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai serticate of origin.

3.      Sertifikat analisa produk (Depkes RI,2008)

Penyimpanan

Gudang merupakan tempat penyimpanan sementara sediaan farmasi dan alat kesehatan sebelum didistribusikan. Fungsi gudang adalah mempertahankan kondisi sediaan farmasi dan alat kesehatan yang disimpan agar tetap stabil sampai ke tangan pasien (Siregar,2004).

Tujuan penyimpanan adalah :

a.       Memelihara mutu sediaan farmasi

b.      Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab

c.       Menjaga ketersediaan

d.      Memudahkan pencarian dan pengawasan (Depkes RI,2008)

Penumpukan stok barang yang kadaluwarsa dan rusak dapat dihindari dengan pengaturan sistem penyimpanan seperti fisrt expired fisrt out (FEFO) dan fisrt in fisrt out (FIFO). Sistem FEFO adalah dimana obat yang memiliki waktu kadaluwarsa lebih pendek keluar terlebih dahulu, sedangkan dalam sistem FIFO obat yang pertama kali masuk adalah obat yang pertama kali keluar (Quick,1997).

Obat-obatan sebaiknya disimpan sesuai dengan syarat kondisi penyimpanan masing-masing obat. Kondisi penyimpanan yang dimaksud antara lain adalah temperatur/suhu sekitar 20-25⁰C, kelembaban dan atau paparan cahaya. Tempat penyimpanan yang digunakan dapat berupa ruang atau gedung yang terpisah, lemari, lemari terkunci, lemari es, freezer, atau ruangan sejuk. Tempat penyimpanan tergantung pada sifat atau karakteristik masing-masing obat (Siregar,2004).

Pengaturan obat digudang dapat dikelompokkan dengan 7 cara yaitu berdasarkan :

1)      Kelompok farmakologi/terapeutik

2)      Indikasi klinik

3)      Kelompok alphabetis

4)      Tingkat penggunaan

5)      Bentuk sediaan

6)      Random bin

7)      Kode barang.

Selain disimpan dalam tempertur yang sesuai, barang-barang sebaiknya disimpan dalam keadaan yang mudah terambil dan tetap terlindung dari kerusakan (Siregar,2004).

Permenkes 28/MENKES/PER/I/1978 tentang penyimpanan narkotika disebutkan bahwa RS harus memiliki tempat khusus untuk menyimpan narkotika, dimana tempat tersebut harus seluruhnya terbuat dari kayu atau bahan lain yang kuat, selain itu tempat penyimpanan narkotika tersebut harus mempunyai kunci yang kuat dan tempat penyimpanan terbagi menjadi 2 bagian masing-masing dengan kunci yang berlainan.

 Distribusi

Distribusi rawat inap

Distribusi sediaan farmasi dan alat kesehatan merupakan salah satu tugas utama pelayanan farmasi dirumah sakit. Distribusi memegang peranan penting dalam penyerahan sediaan farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan ke unit-unit disetiap bagian farmasi rumah sakit termasuk kepada pasien. Hal terpenting yang harus diperhatikan adalah berkembangnya suatu proses yang menjamin pemberian sediaan farmasi dan alat kesehatan yang benar dan tepat kepada pasien, sesuai dengan yang tertulis pada resep atau kartu obat atau Kartu Instruksi Obat (KIO) serta dilengkapi dengan informasi yang cukup (Quick,1997).

Tujuan pendistribusian : tersedianya perbekalan farmasi diunit-unit pelayanan secara tepat waktu tepat jenis dan jumlah (Depkes RI,2008)

Farmasi rawat inap menjalankan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pasien rawat inap di RS, yang diselenggarakan secara sentralisasi dan atau desentralisasi dengan sistem persediaan lengkap diruangan, sistem resep perorangan, sistem unit dosis dan sistem kombinasi oleh satelit farmasi.

Ada tiga macam sistem pendistribusian rawat inap, yaitu:

a)      Sistem persediaan lengkap (Floor stock system), meliputi semua persediaan obat dan alat kesehatan yang dibutuhkan diruangan. Pelayanan dalam sistem persediaan ruangan salah satu adalah penyediaan emergency kit (kotak obat darurat) yang digunakan untuk keperluan gawat darurat (Siregar,2004).

b)      Resep perorangan (individual prescribing) merupakan cara distribusi obat dan alat kesehatan berdasarkan permintaan dalam resep atau kartu obat pasien rawat inap. Sistem ini memiliki keuntungan berupa adanya pengkajian resep pasien oleh apoteker adanya kesempatan interaksi profesional penggunaan obat lebih terkendali dan mempermudah penagihan biaya obat pada pasien. Keterbatasannya adalah adanya kemungkinan keterlambatan obat untuk dapat sampai kepada pasien (siregar dan amalia, 2004).

c)      sistem unit dose dispensing (UDD) didefinisikan sebagai obat yang disiapkan dan diberikan kepada pasien dalam unit dosis tunggal yang berisi obat untuk sekali minum. Konsep UDD bukan merupakan inovasi baru dalam farmasi dan pengobatan. Unit dose dispensing merupakan tanggung jawab farmasi yang tidak dapat berjalan disituasi institusi rumah sakit tanpa kerja sama dengan perawat dan staf kesehatan yang lain. Keuntungan UDD antara lain penderita hanya membayar obat yang digunakanya saja,mengurangi kesalahan pengobatan,memperbesar komunikasi antara apoteker-dokter perawat,serta apoteker dapat melakukan pengkajian penggunaan obat. Keterbatasannya adalah jumlah tenaga farmasi yang dibutuhkan lebih tinggi (Siregar dan Amalia,2004).

Kelebihan sistem UDD dibandingkan dengan sistem yang lain diantaranya adalah:

a)      Pasien mendapat pelayanan farmasi yang lebih baik selama 24 jam sehari dan hanya membayar untuk obat-obatan yang digunakan saja,

b)      Semua obat yang dibutuhkan dibagian perawatan disiapkan oleh farmasi sehingga perawat mempunyai lebih banyak waktu merawat pasien,

c)      Memberikan kesempatan farmasis menginterpretasikan dan memeriksa kopi pesanan resep, bagi perawat mengurangi kemungkinana kesalahan obat,

d)     Meniadakan duplikasi pesanan obat dan kertas kerja yang berlebihan dibagian perawat dan farmasi,

e)      Menghemat ruang-ruang di pos perawatan,

f)       Meniadakan kemungkinan terjadi pencurian dan pemborosan obat,

g)      Mengurangi kemungkinan kesalahan obat dan juga membantu menarik kembali kemasan pada saat obat itu ditarik dari peredaran karena kemasan dosis unit masing-masing diberi label,

h)      Farmasis dapat mengunjungi pos perwatan untuk menjalankan tugasnya yang diperluas (Siregar,2004).

   Disribusi rawat jalan

Pedoman pelayanan farmasi untuk pasien rawat jalan (ambulatory) di RS mencakup: persyaratan manajemen, persyaratan fasilitas dan peralatan, persyaratan pengelohan order atau resep obat, dan pedoman operasional lainnya (siregar dan amalia, 2003).

Pelayanan farmasi untuk penderita ambulatory harus dipimpin oleh seorang apoteker yang memenuhi syarat secara hukum dan kompeten secara professional (Anonim,2012).

Sistem distribusi obat yang digunakan untuk pasien rawat jalan adalah sistem resep perorangan yaitu cara distribusi obat pada pasien secara individual berdasarkan resep dokter. Pasien harus diberikan informasi mengenai obat karena pasien sendiri yang akan bertanggung jawab atas pemakaian obat tanpa adanya pengawasan dari tenaga kesehatan. Apoteker juga harus bertindak sebagai konsultan obat bagi pasien yang melakukan swamedikasi (Siregar dan Amalia, 2003).

    Pengendalian

Pengendalian persedian adalah suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/ kekosongan obat di unit-unit pelayanan.

Tujuan pengendalian : agar tidak terjadi kelbihan dan kekosongan perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan (Depkes RI,2008)

Kegiatan pengendalian mencakup :

a.       Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu. Jumlah stok ini disebut stok kerja.

b.      Menentukan stok optimum adalah stok obat yang diserahkan kepada unit pelayanan agar tidak mengalami kekurangan/ kekosongan.

c.       Menentukan waktu tunggu (lead time) adalah waktu yang diperlukan dari mulai pemesanan sampai obat diterima (Depkes RI,2008)

Pengendalian obat di RS terdiri atas:

a.       Sistem satu pintu,

b.      Penandaan pada wadah perbekalan farmasi yang didistribusikan,

c.       Pengembalian wadah bekas,

d.      Penggunaan kartu kendali,

e.       Menghitung dosis obat,

f.       Menghitung biaya perbekalan farmasi yang dikeluarkan dan membandingkan dengan unit cost yang diterima (Anonim,2012)

Penghapusan/ Pemusnahan

Penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Tujuan penghapusan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikelola sesuai dengan standar yang berlaku. Adanya penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi risiko terjadi penggunaan obat yang sub standar (Depkes RI,2008)

Prosedur Tetap Pemusnahan Sediaan Farmasi dan Perbekalan Kesehatan

a.       Melaksanakan inventarisasi terhadap sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yang akan dimusnahkan,

b.      Menyiapkan adminstrasi (berupa laporan dan berita acara pemusnahan),

c.       Mengkoordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada pihak terkait,

d.      Menyiapkan tempat pemusnahan,

e.       Melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan,

f.       Membuat laporan pemusnahan obat dan perbekalan kesehatan, sekurang-kurangnya memuat:

1)      Waktu dan tempat pelaksanaan pemusnahan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan,

2)      Nama dan jumlah sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan,

3)      Nama apoteker pelaksana pemusnahan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan,

4)      Nama saksi dalam pelaksanaan pemusnahan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan,

5)      Laporan pemusnahan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan ditandatangani oleh apoteker dan saksi dalam pelaksanaan pemusnahan.

Pemusnahan Narkotika diatur dalam pasal 60 dan 61 UU No.22 Tahun 1997, yaitu:

Pasal 60:

a)      Diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan yang berlaku dan atau tidak dapat digunakan dalam proses produksi,

b)      Kadarluarsa,

c)      Tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan atau untuk pengembangan ilmu pengetahuan, atau

d)     Berkaitan dengan tindak pidana.

Pasal 61:

1)      Pemusnahan Narkotika sebagaimana dimaksud dalam pasal 60 huruf a, b dan c dilaksanakan oleh pemerintah, orang atau badan yang bertanggung jawab atas produksi dan atau peredaran narkotika, sarana kesehatan tertentu, serta lembaga ilmu pengetahuan tertentu dengan disaksikan oleh pejabat yang ditunjuk Menkes,

2)      Pemusnahan sebagaimana dimaksud dalam ayat 1 dilakukan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat:

a)      Nama, jenis, sifat dan jumlah,

b)      Keterangan tempat, jam, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukan pemusnahan,

c)      Tanda tangan dan identitas lengkap pelaksana dan pejabat yang menyaksikan pemusnahan.

Undang-undang Nomor 35 Tahun 2009 tentang Narkotika,

Pasal 75:

Dalam rangka melakukan penyidikan, penyidik BNN berwenang: 

a)      Melakukan penyelidikan atas kebenaran laporan serta keterangan tentang adanya penyalahgunaan dan peredaran gelap Narkotika dan Prekursor Narkotika,

b)      Memeriksa orang atau korporasi yang diduga melakukan penyalahgunaan dan peredaran gelap Narkotika dan Prekursor Narkotika,

c)      Memanggil orang untuk didengar keterangannya sebagai saksi,

d)     Memeriksa tanda pengenal diri tersangka, menyuruh berhenti orang yang diduga melakukan penyalahgunaan dan peredaran gelap Narkotika dan Prekursor Narkotika serta,

e)      Memeriksa, menggeledah, dan menyita barang bukti tindak pidana dalam penyalahgunaan dan peredaran gelap Narkotika dan Prekursor Narkotika,

f)       Memeriksa surat dan/atau dokumen lain tentang penyalahgunaan dan peredaran gelap Narkotika dan Prekursor Narkotika,

g)      Menangkap dan menahan orang yang diduga melakukan penyalahgunaan dan peredaran gelap Narkotika dan Prekursor Narkotika,

h)      Melakukan interdiksi terhadap peredaran gelap Narkotika dan Prekursor Narkotika di seluruh wilayah juridiksi nasional,

i)        Melakukan penyadapan yang terkait dengan penyalahgunaan dan peredaran gelap Narkotika dan Prekursor Narkotika setelah terdapat bukti awal yang cukup,

j)        Melakukan teknik penyidikan pembelian terselubung dan penyerahan di bawah pengawasan,

k)      Memusnahkan Narkotika dan Prekursor Narkotika;

l)        Melakukan tes urine, tes darah, tes rambut, tes asam dioksiribonukleat (DNA), dan/atau tes bagian tubuh lainnya,

m)    Mengambil sidik jari dan memotret tersangka,

n)       Melakukan pemindaian terhadap orang, barang, binatang, dan tanaman,

o)       Membuka dan memeriksa setiap barang kiriman melalui pos dan alat-alat perhubungan lainnya yang diduga mempunyai hubungan dengan penyalahgunaan dan peredaran gelap Narkotika dan Prekursor Narkotika,

p)      Melakukan penyegelan terhadap Narkotika dan Prekursor Narkotika yang disita,

q)      Melakukan uji laboratorium terhadap sampel dan barang bukti Narkotika dan Prekursor Narkotika,

r)       Meminta bantuan tenaga ahli yang diperlukan dalam hubungannya dengan tugas penyidikan penyalahgunaan dan peredaran gelap Narkotika dan Prekursor Narkotika, dan

s)       Menghentikan penyidikan apabila tidak cukup bukti adanya dugaan penyalahgunaan dan peredaran gelap Narkotika dan Prekursor Narkotika.

Pasal 91

1)      Kepala kejaksaan negeri setempat setelah menerima pemberitahuan tentang penyitaan barang Narkotika dan Prekursor Narkotika dari penyidik Kepolisian Negara Republik Indonesia atau penyidik BNN, dalam waktu paling lama 7 (tujuh) hari wajib menetapkan status barang sitaan Narkotika dan Prekursor Narkotika tersebut untuk kepentingan pembuktian perkara, kepentingan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, kepentingan pendidikan dan pelatihan, dan/atau dimusnahkan. 

2)      Barang sitaan Narkotika dan Prekursor Narkotika yang berada dalam penyimpanan dan pengamanan penyidik yang telah ditetapkan untuk dimusnahkan, wajib dimusnahkan dalam waktu paling lama 7 (tujuh) hari terhitung sejak menerima penetapan pemusnahan dari kepala kejaksaan negeri setempat. 

3)      Penyidik wajib membuat berita acara pemusnahan dalam waktu paling lama 1 x 24 (satu kali dua puluh empat) jam sejak pemusnahan tersebut dilakukan dan menyerahkan berita acara tersebut kepada penyidik BNN atau penyidik Kepolisian Negara Republik Indonesia setempat dan tembusan berita acaranya disampaikan kepada kepala kejaksaan negeri setempat, ketua pengadilan negeri setempat, Menteri, dan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan.

4)      Dalam keadaan tertentu, batas waktu pemusnahan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat diperpanjang 1 (satu) kali untuk jangka waktu yang sama.

5)      Pemusnahan barang sitaan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan berdasarkan ketentuan Pasal 75 huruf k.

6)       Barang sitaan untuk kepentingan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi diserahkan kepada Menteri dan untuk kepentingan pendidikan dan pelatihan diserahkan kepada Kepala BNN dan Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia dalam waktu paling lama 5 (lima) hari terhitung sejak menerima penetapan dari kepala kejaksaan negeri setempat.

7)      Kepala BNN dan Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia sebagaimana dimaksud pada ayat (6) menyampaikan laporan kepada Menteri mengenai penggunaan barang sitaan untuk kepentingan pendidikan dan pelatihan.

   Pencatatan dan Pelaporan

  Pencatatan

Pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar dan masuk di lingkungan IFRS. Adanya pencatatan akan memudahkan petugas untuk melakukan penelusuran bila terjadi adanya mutu obat yang sub standar dan harus ditarik dari peredaran. Pencatatan dapat dilakukan dengan menggunakan bentuk digital maupun manual. Kartu yang umum digunakan untuk melakukan pencatatan adalah Kartu Stok dan Kartu Stok Induk (Anonim,2012).

Fungsi:

1)      Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak, atau kadaluwarsa),

2)      Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1(satu) jenis perbekalan farmasi yang berasal dari 1 (satu) sumber anggaran,

3)      Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan pengadaan distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik perbekalan farmasi dalam tempat penyimpanan (Depkes RI,2008)

Hal-hal yang harus diperhatikan:

1)      Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan perbekalan farmasi bersangkutan,

2)      Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari,

3)      Setiap terjadi mutasi perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/kadaluwarsa) langsung dicatat di dalam kartu stok,

4)      Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan (Depkes RI,2008)

Informasi yang didapat:

1)      Jumlah perbekalan farmasi yang tersedia (sisa stok),

2)      Jumlah perbekalan farmasi yang diterima,

3)      Jumlah perbekalan farmasi yang keluar,

4)      Jumlah perbekalan farmasi yang hilang/ rusak/ kadaluwarsa,

5)      Jangka waktu kekosongan perbekalan farmasi.

Manfaat informasi yang didapat:

1)      Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan perbekalan farmasi,

2)      Penyusunan laporan,

3)      Perencanaan pengadaan dan distribusi,

4)      Pengendalian persediaan,

5)      Untuk pertanggungjawaban bagi petugas penyimpanan dan pendistribusian,

6)      Sebagai alat bantu kontrol bagi Kepala IFRS.

Hal-hal yang harus Diperhatikan

1)      Petugas pencatatan dan evaluasi, mencatat segala penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi di Kartu Stok Induk.

2)      Kartu Stok Induk adalah :

a)      Sebagai pencerminan perbekalan farmasi yang ada di gudang,

b)      Alat bantu bagi petugas untuk pengeluaran perbekalan farmasi,

c)      Alat bantu dalam menentukan kebutuhan.

3)       Bagian judul pada kartu induk persediaan perbekalan farmasi diisi dengan :

a)      Nama perbekalan farmasi tersebut,

b)      Sumber/asal perbekalan farmasi,

c)      Jumlah persediaan minimum yang harus ada dalam persediaan, dihitung sebesar waktu tunggu,

d)     Jumlah persediaan maksimum yang harus ada dalam persediaan=sebesar stok kerja+waktu tunggu+ stok pengaman.

4)       Kolom-kolom pada Kartu Stok Induk persediaan perbekalan farmasi diisi dengan:

a)      Tanggal diterima atau dikeluarkan perbekalan farmasi,

b)      Nomor dan tanda bukti misalnya nomor faktur dan lain-lain,

c)      Dari siapa diterima perbekalan farmasi atau kepada siapa dikirim,

d)     Jumlah perbekalan farmasi yang diterima berdasarkan sumber anggaran,

e)      Jumlah perbekalan farmasi yang dikeluarkan,

f)       Sisa stok perbekalan farmasi dalam persediaan,

g)      Keterangan yang dianggap perlu, misalnya tanggal dan tahun kadaluwarsa, nomor batch dan lain-lain.

   Pelaporan

Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan.

Tujuan:

a)      Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi,

b)      Tersedianya informasi yang akurat,

c)      Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan,

d)     Mendapat data yang lengkap untuk membuat perencanaan (Depkes RI,2008)

Jenis laporan yang sebaiknya dibuat oleh IFRS meliputi:

No	Jenis Laporan	Kegunaan	Ket.
1.	Keuangan (laporan yang telah dikeluarkan oleh IFRS)	Untuk keperluan audit, wajib dibuat
2.	Mutasi perbekalan farmasi	Untuk keperluan perencanaan, wajib dibuat
3.	Penulisan resep generik dan non generik	Untuk keperluan pengadaan, wajib dibuat
4.	Narkotika dan Psikotropika	Untuk audit POM dan keperluan perencanaan, wajib dibuat
5.	Stok opname	Untuk keperluan audit dan perencanaan, wajib dibuat
6.	Pendistribusian, berupa jumlah dan rupiah	Untuk keperluan audit dan perencanaan, wajib dibuat
7.	Penggunaan obat program	Untuk keperluan audit dan perencanaan, wajib dibuat
8.	Pemakaian perbekalan farmasi	Jaminan Kesehatan bagi Masyarakat Miskin Untuk keperluan audit dan perencanaan, wajib dibuat
9.	Jumlah resep	Untuk keperluan perencanaan
10.	Kepatuhan terhadap formularium	Untuk keperluan perencanaan, informasikan untuk KFT
11.	Penggunaan obat terbesar	Untuk keperluan perencanaan, informasikan untuk KFT
12.	Penggunaan antibiotik	Untuk keperluan perencanaan, informasikan untuk KFT
13.	Kinerja	Untuk audit

Monitoring dan Evaluasi

Salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan farmasi dirumah sakit adalah dengan melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi. Kegiatan ini juga bermanfaat sebagai masukan guna penyusunan perencanaandan pengambilan keputsan. Pelaksanaan evaluasi dapat dilakukan secara periodic dan berjenjang. Keberhasilan evaluasi ditentukan oleh supervisor maupun alat yang digunakan (Depkes RI,2008)

  Monitoring

Monitoring adalah proses rutin pengumpulan data dan pengukuran kemajuan atas objektif program/memantau perubahan yang fokus pada proses masuk dan keluar.

1)       Monitoring melibatkan perhitungan atas apa yang kita lakukan

2)       Monitoring melibatkan pengamatan atas kualitas dari layanan yang kita berikan (Depkes RI,2008)

  Evaluasi

Evaluasi adalah penggunaan metode penelitian sosial secara sistematis menginvestigasi efektifitas program dan menilai kontribusi program terhadap perubahan (Goal/objektif) dan menilai kebutuhan perbaikan, kelanjutan atau perluasan program (rekomendasi)

1)      Evaluasi memerlukan desain studi/penelitian,

2)      Evaluasi terkadang membutuhkan kelompok kontrol atau kelompok pembanding,

3)      Evaluasi melibatkan pengukuran seiring dengan berjalannya waktu,

4)      Evaluasi melibatkan studi/penelitian khusus.

Kaitan antara Monitoring dan Evaluasi adalah evaluasi memerlukan hasil dari monitoring dan digunakan untuk kontribusi program (Anonim, 2012).

Monitoring bersifat spesifik program, sedangkan Evaluasi tidak hanya dipengaruhi oleh program itu sendiri, melainkan variabel-variabel dari luar. Tujuan dari Evaluasi adalah evalausi efektifitas dan cost effectiveness.

Tujuan : meningkankan produktivitas para pengelola perbekalan farmasi di rumah sakit agar dapat ditingkatkan secara optimum (Depkes RI,2008)

          Pelayanan farmasi klinik

Pelayan farmasi klinik adalah pendekatan profesional yang bertangggung jawab dalam menjamin penggunaan sediaan farmasi dan alat kesehatan sesuai indikasi, efektif, aman dan terjangkau oleh pasien melalui penerapan pengetahuan, keahlian, keterampilan dan prilaku tenaga farmasi  serta bekerja sama dengan profesi kesehatan yang lain. Tujuan pelayanan farmasi klinik adalah:

2)      Memberikan pelayanan farmasi yang dapat menjamin efektivitas, keamanan dan efisiensi penggunaan obat,

3)      Meningkatkan kerjasama dengan pasien dan profesi kesehatan lain yang terkait dalam pelayanan farmasi,

4)      Meningkatkan mutu dan memperluas cakupan pelayanan farmasi di rumah sakit,

5)      Melaksanakan kebijakan obat dirumah sakit dalam rangka meningkatkan penggunaan obat secara rasional (Anonim.2012).

Karakteristik pelayanan farmasi klinik di rumah sakit adalah :

1)      Berorientasi kepada pasien,

2)      Terlibat langsung di ruang perawatan di rumah sakit (bangsal),

3)      Bersifat pasif, dengan melakukan intervensi setelah pengobatan dimulai dan memberi informasi bila diperlukan,

4)      Bersifat aktif, dengan memberi  masukkan kepada dokter sebelum pengobatan dimulai, atau menerbitkan buletin informasi obat atau pengobatan,

5)      Bertanggungjawab atas semua saran atau tindakan yang dilakukan,

6)      Menjadi mitra dan pendamping dokter.

Sistem pelayanan kesehatan  pada konteks farmasi klinik, farmasi adalah ahli pengobatan dalam terapi. Mereka bertugas melakukan evalusi pengobatan dan memberikan rekomendasi pengobatan, baik kepada pasien maupun tenaga kesehatan lain. Farmasis merupakan sumber utama informasi ilmiah terkait dengan penggunaan obat yang aman, tepat dan cost effective.

Kegiatan pelayanan farmasi klinik meliputi:

b)      Pengkajian resep, yaitu merupakan kegiatan dalam pelayanan kefarmasian yang dimulai dari seleksi persyaratan administrasi, persyaratan farmasi dan persyaratan klinis baik untuk pasien rawat inap maupun rawat jalan,

c)      Dispensing, yaitu merupakan kegiatan pelayanan yang dimulai dari tahap validasi, interprestasi, menyiapkan/meracik obat, memberikan label/tiket, penyerahan obat dengan memberikan informasi obat yang memadai disertai sistem dokumentasi. Dispensing dibedakan berdasarkan atas sifat sediaan, yaitu dispensing sediaan farmasi khusus (nutrisi parental dan pencampuran obat steril) dan dispensing  sediaan farmasi berbahaya (penanganan obat kanker secara aseptis),

d)     Pemantauan dan pelaporan efek samping obat, yaitu merupakan pemantauan setiap respon terhadap obat yang merugikan atau tidak diharapkan yang terjadi pada dosis normal yang digunakan pada manusia untuk tujuan profilaksis, diagnosis dan terapi,

e)      Pelayanan informasi obat (PIO), yaitu kegiatan pelayanan yang dilakukan oleh tenaga farmasi untuk memberikan informasi secara akurat, tidak bias dan terkini kepada perawat, profesi kesehatan lainnya dan pasien.

Tujuan dari PIO adalah:

1)      Menyediakan informasi mengenai obat kepada pasien atau keluarganya dan tenaga kesehatan dilingkungan rumah sakit,

2)      Menyediakan inforamasi untuk kebijakan yang berhubungan dengan obat yang ditetapkan PFT,

3)       Meningkatkan profesionalisme tenaga farmasi,

4)      Menunjang pengolahan dan terapi obat yang rasional dan berorientasi pada pasien,

5)      Konseling,adalah suatu proses sistematik untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah pasien yang berkaitan dengan pengambilan dan penggunaan obat pasien rawat jalan dan rawat inap,

6)      Pemantauan kadar obat dalam darah, yaitu melakukan pemeriksaan kadar beberapa obat tertentu atas permintaan dokter yang merawat karena indeks terapi yang sempit,

7)      Ronde/visite pasien, yaitu kegiatan kunjungan ke pasien rawat inap bersama tim dokter dan tenaga kesehatan lainnya. Hal ini bertujuan: pemilihan obat, menerapkan secara langsung pengetahuan farmakologi terapik, menilai kemajuan pasien, bekerja sama dengan tenaga kesehatan lain,

8)      Pengkajian penggunaan obat, yaitu program evaluasi penggunaan obat yang terstruktur dan berkesinambungan untuk menjamin obat-obatan yang digunakan sesuai indikasi, efektif, aman dan terjangkau oleh pasien.
 

DAPUS : SK Menteri Kesehatan No.1197/Menkes/SK/X/2004, Pengelolaan

Perbekalan Farmasi.